23-05-2018
INHOUD
1. Van wie verwerkt TotalBookings persoonsgegevens?
2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
3. Welke persoonsgegevens verwerkt TotalBookings?
4. Hoe komt TotalBookings aan mijn persoonsgegevens?
5. Wat zijn de doelen en grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens door TotalBookings?
6. Hoe lang bewaart TotalBookings mijn persoonsgegevens?
7. Verwerkt TotalBookings ook bijzondere persoonsgegevens?
8. Wie heeft binnen TotalBookings toegang tot mijn gegevens?
9. Gebruikt TotalBookings persoonsgegevens ook voor andere doelen?
10. Welke rechten heb ik bij TotalBookings?
11. Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
12. Kan TotalBookings dit document wijzigen?
1. VAN WIE VERWERKT TOTALBOOKINGS PERSOONSGEGEVENS?
Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad.
Dit zijn persoonsgegevens van:
– klanten
– mensen die interesse tonen in onze producten en diensten
– mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee
2. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN MIJN PERSOONSGEGEVENS?
TotalBookings is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKT TOTALBOOKINGS?
Soort gegevens
Direct of indirect identificerende gegevens
Gegevens over en voor overeenkomsten
Opgeslagen e-mails
Gegevens die iets zeggen over het gebruik van onze website. Ook gegevens of het gebruik van e-mails die wij jou sturen.
Gegevens die wij met andere partijen delen
Wat voor gegevens zijn dit?
Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
Naam, adres, contactpersoon, telefoonnummer, e-mailadres
Mailverkeer
Zie hiervoor de Cookie pagina op het apparaat waarmee je onze website bezoekt
Gegevens die wij delen met partijen die wij inschakelen om te helpen bij onze dienstverlening
Voorbeelden gebruik van deze gegevens door TotalBookings
Om contact met je op te nemen
Om overeenkomsten te maken
Wij kunnen e-mails gebruiken voor kwaliteitsdoeleinden en voor verbetering van onze dienstverlening
Voor het verbeteren van onze website en voor het aanbieden van advertenties
Partijen (zoals marketing gerelateerde bedrijven) die namen ons gegevens verwerken omdat wij hen inschakelen bij onze dienstverlening.
4. HOE KOMT TOTALBOOKINGS AAN MIJN PERSOONSGEGEVENS?
Wij ontvangen jouw gegevens omdat je deze zelf aan ons geeft. Bijvoorbeeld wanneer je een contract met ons sluit of je contact met ons opneemt via onze website, e-mail of telefoon. Ook komen we aan gegevens doordat jij gebruik maakt van onze dienstverlening, bijvoorbeeld door het gebruikmaken van onze website en social media kanalen. Wij kunnen ook gegevens ontvangen van openbare bronnen.
Soms ontvangen wij gegevens omdat jij toestemming hebt gegeven aan een andere partij om gegevens met ons te delen.
5. WAT ZIJN DE DOELEN EN GRONDSLAGEN VOOR HET VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS DOOR TOTALBOOKINGS?
Voor alle duidelijkheid willen we je eerst laten weten wat we verstaan onder de termen ‘doelen’ en ‘grondslagen’.
Doelen: Waarvoor we jouw persoonsgegevens verwerken. Datgene wat we ermee willen bereiken.
Grondslagen: Waarom we jouw persoonsgegevens verwerken. Vaak is dit omdat wij dat wettelijk verplicht zijn of omdat dit nodig is om de overeenkomst uit te voeren.
a. Om een relatie en overeenkomst met jou te kunnen aangaan.
Doelen: Als je klant bij ons wilt worden of wanneer je een product wilt afnemen, hebben wij jouw persoonsgegevens nodig.
Grondslagen: Wij verwerken jouw gegevens omdat dit noodzakelijk is voor het sluiten van de overeenkomst.
b. Om de relatie met je te onderhouden en opdrachten uit te voeren.
Doelen: Als je klant bij ons bent, willen wij jou goed van dienst zijn. Hiervoor verwerken wij persoonsgegevens. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden.
Grondslagen: Wij verwerken gegevens omdat dit nodig is om de overeenkomst met jou uit te voeren.
d. Voor de ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten.
Doelen: Om jou goed van dienst te blijven zijn, werken wij voortdurend aan de ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten. In sommige gevallen verwerken wij hiervoor persoonsgegevens. Bijvoorbeeld als je een vraag stelt over een product. Maar ook om het gebruik van de TotalBookings website te kunnen analyseren door middel van website analytics. We maken hiervoor koppelingen met systemen van derden, Google Analytics om gegevens te kunnen verwerken en analyseren. Ook bij het analyseren van jouw bezoek aan onze website verwerken wij gegevens. Dit doen wij door middel van cookies en vergelijkbare technieken met als doel om onze website en diensten te verbeteren.
Grondslagen: Wij verwerken jouw gegevens omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben.
e. Voor promotie- en marketingdoeleinden en om de relatie met jou te beheren.
Doelen: Wij verwerken je persoonsgegevens voor relatiebeheer, promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuw product of feature die mogelijk interessant voor je is. Of om beter op jouw wensen te kunnen inspelen. Ook maken we gebruik van koppelingen met social media netwerken en andere digitale (advertentie)netwerken ten behoeve van promotie- en marketingdoeleinden.
We gebruiken jouw contactgegevens om je informatie over producten en diensten te sturen als je een product aanschaft of een account aanmaakt. Je kunt je snel, eenvoudig en op elk moment afmelden voor deze marketingberichten door te klikken op de link ‘Afmelden’ onderaan elke nieuwsbrief of mailing.
We kunnen de gegevens die wij van je hebben vastgelegd ook gebruiken om analyses uit te voeren. Met behulp van deze analyses kunnen wij de dienstverlening aan jou verbeteren. Wij kunnen je gebruik van onze website koppelen aan de informatie die bij ons over jou bekend is om onze dienstverlening te verbeteren en om voor jou relevante advertenties te tonen.
Wil je niet benaderd worden voor commerciële doeleinden?
Je kunt bij TotalBookings zelf bezwaar indienen tegen de verwerking van persoonsgegevens. Je kunt ook voorkomen dat websites cookies plaatsen op je computer, tablet of mobiele telefoon. Dit doe je door je browserinstellingen aan te passen. Je kunt hier ook andere instellingen voor cookies aanpassen, bijvoorbeeld een waarschuwing ontvangen als er cookies worden geplaatst. Je moet deze instellingen voor iedere browser die je gebruikt apart aanpassen. Als je cookies van www.totalbookings.com niet accepteert, kan het zijn dat je bij ieder bezoek opnieuw de vraag krijgt of je cookies accepteert.
Soms werken we ook samen met Social Media en andere digitale platformen, om bijvoorbeeld een relevante advertentie te laten tonen. Hiervoor delen we een identifier met deze platformen. Behalve deze identifiers delen we geen andere persoonsgegevens met deze platformen. Het wel of niet ontvangen van deze advertenties stel je zelf in op deze platformen (voor bijvoorbeeld Facebook, ga je in Facebook naar Instellingen > Advertenties).
Grondslagen: Wij verwerken je gegevens omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Wij kunnen ook jouw toestemming vragen om je gegevens voor promotie- en marketing te verwerken. Geef je geen toestemming? Dan heeft dat geen gevolgen voor onze dienstverlening aan jou. Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken.
f. Om overeenkomsten met leveranciers en zakelijke klanten aan te gaan en uit te voeren.
Doelen: Als je voor je werk contact hebt met TotalBookings kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld om vast te kunnen stellen of je jouw bedrijf mag vertegenwoordigen. Of om je toegang te kunnen geven tot ons kantoor.
Grondslagen: Wij verwerken jouw gegevens om de overeenkomst die wij hebben gesloten uit te voeren omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben.
g. Voor onze bedrijfsvoering.
Doelen: Als entertainment leverancier vinden wij het belangrijk dat wij een goed overzicht hebben van onze klantrelaties. Om dit overzicht te krijgen en vervolgens maatregelen te kunnen nemen, verwerken wij jouw persoonsgegevens.
Ook gebruiken wij gegevens om onze bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te verbeteren. Zodat wij jou beter kunnen helpen of onze processen efficiënter kunnen maken.
Grondslagen: Wij verwerken jouw gegevens omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben. Ook kan de verwerking van jouw gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou.
h. Voor archief doeleinden.
Doelen: Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de bovengenoemde doeleinden. Als wij de gegevens niet bewaren voor die doeleinden kunnen wij de gegevens toch nog bewaren voor archief doeleinden. Dat wil zeggen dat de gegevens alleen nog maar bij juridische procedures of voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt.
Grondslagen: Bij de verwerken voor persoonsgegevens voor archivering, wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doelen baseren wij ons op het gerechtvaardigd belang van TotalBookings.
6. HOE LANG BEWAART TOTALBOOKINGS MIJN PERSOONSGEGEVENS?
Jouw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. TotalBookings heeft hier een bewaarbeleid voor. Daarin is vastgesteld hoe lang wij jouw gegevens bewaren. Dit zal in de meeste gevallen 7 jaar na het einde van de overeenkomst of je relatie met TotalBookings zijn. Soms is de termijn langer of korter. Bijvoorbeeld als je een klacht hebt ingediend is de termijn voor het bewaren van deze gegevens van je klacht vijf jaar.
7. VERWERKT TOTALBOOKINGS OOK BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS?
Nee.
8. WIE HEEFT BINNEN TOTALBOOKINGS TOEGANG TOT MIJN GEGEVENS?
Binnen TotalBookings kunnen jouw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.
9. GEBRUIKT TOTALBOOKINGS PERSOONSGEGEVENS OOK VOOR ANDERE DOELEN?
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat.
10. WELKE RECHTEN HEB IK BIJ TOTALBOOKINGS?
a. recht op wissen van je gegevens
Je kunt ons vragen om gegevens die wij van jou hebben vastgelegd te wissen. Bijvoorbeeld als je bezwaar hebt tegen de verwerking van je gegevens. Ook moet jouw belang gaan boven het belang van TotalBookings om de gegevens te verwerken.
b. recht op beperking
Je kunt ons vragen de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te beperken. Dat betekent dat wij minder gegevens van je verwerken.
c. recht van bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang
Als we jouw gegevens verwerken omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben, dan kun je daar bezwaar tegen maken.
d. recht van bezwaar tegen direct marketing
Je hebt het recht ons te vragen jouw gegevens niet langer te gebruiken voor direct marketing. Het kan zijn dat je alleen bezwaar maakt op benadering via een specifiek kanaal. Bijvoorbeeld als je niet meer telefonisch benaderd wil worden, maar nog wel onze nieuwsbrieven wil ontvangen. Wij zullen er dan voor zorgen dat je niet langer wordt benaderd via dat betreffende kanaal.
Heb je één van de hiervoor beschreven verzoeken aan ons gedaan? Dan zullen wij zo’n verzoek beantwoorden binnen één maand nadat wij dit verzoek hebben ontvangen.
11. WAAR KAN IK TERECHT MET EEN VRAAG OF KLACHT?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door TotalBookings kun je een klacht indienen zoals beschreven in FAQ de klachtenprocedure op de website.
Ook kun je terecht bij de functionaris voor de gegevensbescherming van TotalBookings en de Contactgegevens klantenservice:
12. KAN TOTALBOOKINGS DIT DOCUMENT WIJZIGEN?
Ja, ons privacy statement kan van tijd tot tijd wijzigen. Als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn, dan passen wij het privacy statement daarop aan. En als deze wijzigingen ook voor jou van belang zijn, dan attenderen wij jou daarop of maken wij de wijzigingen op een opvallende manier aan jou kenbaar. De meest actuele versie van ons privacy statement kun je steeds terugvinden op www.totalbookings.com/privacy-policy
